¿Formas parte del departamento de personas, (HR o RR.HH.) y no ves cómo ayudar a mejorar la agilidad, flexibilidad, velocidad de adaptación de la organización? Agile y HR están muy relacionados.
En este artículo te sugerimos acciones concretas que puedes poner en marcha impulsadas desde los departamentos de personas y colaborando con los líderes que tienen como responsabilidad transformar la organización a una cultura más ágil.
Y es que para implantar metodologías ágiles o mejorar la eficiencia (aplicar la filosofía lean), el departamento de personas es clave pues representa la cultura y los valores de toda la organización.
Las acciones que te proponemos son acciones sencillas y adaptables según el equipo / ámbito que quieras mejorar.
Ten en cuenta que, aplicándolas, la organización irá ganando agilidad paulatinamente, pero los cambios culturales llegan con el tiempo. Te recomendamos que mantengas esa flexibilidad hasta que la rutina de ir mejorando de forma continua forme parte de la rutina y puedas alcanzar el resultado óptimo.
| Si lo consideras necesario, podrás encontrar talleres y servicios concretos para ayudarte aquí: |  |
Agruparíamos las sugerencias en 3 grandes ámbitos:
 | QUIEN – Acciones que impactan directamente en las PERSONAS. Las personas son siempre el ingrediente principal del éxito de tu organización. Seleccionaste a grandísimos profesionales, pero, ¿no están 100% motivados o bien no saben cómo ser más ágiles? En este apartado no sólo te planteamos formas de entender cómo los valores ágiles pueden ir formando parte de las habilidades de tu equipos sino que también te damos ideas para mejorar la moral de las personas, su empoderamiento, así como cambios de estilo de liderazgo para agilizar la toma de decisiones. |
 | QUÉ – Acciones que impactan en las ACTIVIDADES y HERRAMIENTAS que utilizamos para ganar agilidad. La agilidad se consigue aumentando acciones que suman y reduciendo las tareas que restan. O bien, en el caso de que las acciones que realizamos son las que aportan valor, mejorando las herramientas que utilizamos para que nos den ese punto de agilidad que hoy por hoy no tenemos. En esta sección hablaremos de añadir actividades: las que fomentan los valores ágiles y las que buscan la eliminación de las actividades que no aportan valor. |
  | CÓMO – Acciones que impactan en la ORGANIZACiÓN como ente que debe ofrecer el entorno óptimo para producir ágilmente esos resultados. Tener a las personas en el centro no es negociable. Tu cliente y tus empleados deben ser lo primero. Debes ayudarles con herramientas y actividades que les ayuden a aportar valor. Pero, el entorno en el que produzcan este valor debe reforzar la adopción de las nuevas formas de hacer, y afianzar las actitudes ágiles y las buenas prácticas ágiles. La cultura del trabajo en equipo, de la transparencia, de la orientación de la entrega frecuente de valor, de la mejora continua, de la calidad… son aspectos que debe ofrecer una organización que busca ser ágil. En esta sección encontrarás acciones concretas para tu organización vaya trabajando para que su cultura ayude a su agilidad. |
Personas en el centro de la transformación
Las personas son las que realizan el trabajo. Si quieres resultados de forma ágil (con aporte de valor constante, frecuente, pensando en el cliente, con calidad y eficiencia) necesitas que tus profesionales sean ágiles.
Seleccionar a los mejores expertos en las tareas no te ayudará si no entienden qué habilidad necesita la organización.
Algunas de las acciones que te proponemos son:
- Explica mediante cursos y talleres sencillos y cercanos lo que es la agilidad. Qué requieren por su parte para que la organización sea ágil. Qué deben actitud deben aportar a su día a día para que puedan conseguirse los mejores resultados de forma ágil. Un taller de Agile para dummies puede ayudarte a entender y practicar todos estos conceptos y ofrecerte una serie de tips para seguir profundizando en las herramientas ágiles.
- Si el estilo de liderazgo frena la agilidad de los equipos, de forma que puedan ser autoorganizados y tomar decisiones de forma empoderada y sin frenos de jerarquías trabaja la delegación con managers y sus equipos. Nuestro taller para hablar de delegación con sesiones de trabajo donde, de forma acompañada, los lideres y sus equipos diseñan un plan para mejorar ese empoderamiento en las tareas que actualmente frenen la independencia del equipo, es un gran inicio para trabajar el empoderamiento en los equipos.
- En todo proceso de cambio, disponer de una buena brújula es clave. Si los líderes no acompañan a las personas en esa travesía, las personas se sienten perdidas. Forma a tus líderes en cómo debe ser un líder ágil. Implicarlos cuanto antes en el cambio garantizara su éxito y la felicidad de las personas que los rodean.
- Y porqué no, también disponemos de un taller de Agile para la dirección. Ellos leen y ven que Agile es lo que los informes de grandes consultores recomiendan. Quieren más velocidad, más reacción, más agilidad… pero, ¿realmente entienden qué es esto de Agile? ¿entienden qué les costará? ¿qué deberán cambiar? ¿qué beneficios conseguirán? y ¿cuándo lo conseguirán? No esperes a que se den cuenta de que las expectativas no siempre se cumplen. Fórmales cuanto antes, pide su apoyo activo
Actividades y herramientas ágiles para hacer palanca y conseguir ganar agilidad
Querer correr una Marathon sin movernos de casa o en tacones no va a hacer que la corramos.
Por mucho que las personas tengan una actitud que fomente la agilidad si no disponen de las herramientas, o bien no realizan actividades que les ayuden a generar productos o servicios de forma ágil, la agilidad no ocurrirá.
Hay infinidad de actividades y herramientas que se pueden introducir en el día a día que pueden simplificar y agilizar lo que las personas hacen. Para darte sugerencias las enmarcaremos dentro de la oportunidad de mejora donde aportan más valor.
Las más sencillas y por las que solemos empezar porque atacan a los problemas más comunes son:
- Para saber si un martillo es lo mejor, quizás deberías saber si lo que tienes es un clavo ¿no?
Por eso te recomendamos empezar por evaluarte.
Si el proceso que sigues en la creación de tu resultado está totalmente establecido pero aún así quieres ser más ágil te recomendamos que empieces analizando cómo es, si tienes ineficiencias o puntos a mejorar. Para esto no se requieren grandes inversiones, una sesión de trabajo para analizar tu cadena de producción de valor puede orientarte por dónde seguir. En este caso hay opciones de que las recomendaciones las den personas externas a tu organización en formato evaluación externa o bien sesiones de trabajo de tu equipo para que sean ellos mismos quienes decida por dónde mejorar la agilidad.
Podemos ayudarte con nuestro taller para evaluar cómo de ágil es tu organización. En este taller y durante unos días estaremos hablando con diferentes personas de la organización con el objetivo de hacer una radiografía de la situación actual y de las principales oportunidades de mejora a la hora de implantar la agilidad. - Una vez conozcas tus oportunidades de mejora puede ser que:
- detectes que lo mejor es iterar para conseguir el resultado ya que ahora no troceas ese contraste con tu cliente y a veces construyes demasiado antes de detectar que no era lo que quería. Plantéate una formación en Scrum y si ves que puede aplicarte acompáñate de coaching para ponerlo en marcha en tu organización.
- veas que tu problema es de comunicación dentro del equipo, en ese caso incorpora sesiones rápidas de sincronización, formación y algo más que forme parte de su rutina (un taller de cómo mejorar tus ceremonias ágiles también te puede ayudar).
- necesites mejorar la visualización del estados de proyectos/peticiones (una formación de kanban y acompañamiento para ponerlo en marcha puede solucionarlo en pocas horas).
- las eficiencias aparecen por un cambio en el proceso, reducciones de tiempos de espera, etc. Fórmales en la filosofía más extendida: Lean. O busca un workshop donde ellos propongan cómo mejorar sus procesos usando su experiencia, eliminando los desperdicios y apliquen las herramientas que Lean ofrece.
- ¿Su problema es que la principal actividad que todos realizan es las reuniones y estas además no son eficientes? Entonces no les ofrezcas un curso de eficiencia en reuniones, busca un entrenador que les acompañe para ejercitar sus habilidades y reducir las pérdidas de foco en las sesiones o el asistir/invitar a personas que no aportan.
- la organización no tolera el fallo o se olvidó de su innovación. Fórmalos para que recuerden la importancia de estos temas y ayuda a que se incorporen estas actividades clave en su rutina. Busca el liderazgo activo de managers hacia los equipos, de forma que no participen solo detectando los problemas sino ofreciendo soluciones. Inclúyelos en dinámicas como retrospectivas y demos de los proyectos.
- detectes que lo mejor es iterar para conseguir el resultado ya que ahora no troceas ese contraste con tu cliente y a veces construyes demasiado antes de detectar que no era lo que quería. Plantéate una formación en Scrum y si ves que puede aplicarte acompáñate de coaching para ponerlo en marcha en tu organización.
Organización como base del cambio estructural
El área de Personas no sólo es responsable de seleccionar a los mejores profesionales para incorporarse en una organización, su misión más crítica es asegurar un entorno donde puedan crecer y tener la oportunidad de utilizar todas sus habilidades para aportar el máximo a la organización.
Para que un profesional pueda desarrollar su actividad de la mejor manera posible en el entorno de trabajo, la cultura organizativa es un factor clave. Ese entorno determinará su felicidad y motivación que impactan directamente en el resultado de su trabajo.
- Reforzar la relevancia de los valores ágiles. Workshops como Agile para dummies, agile para la dirección, etc. ayudará a ir cambiando la forma de ver las cosas.
- Asegurar que la cultura de nuestra organización utilice la jerarquía de forma correcta. Que se utilice para potenciar el crecimiento, el conocimiento, la información y el aprendizaje entre personas con perfiles similares. Pero, ¡debe asegurar que esta jerarquía no frene la entrega de valor!
Para hacer esto, hay varias acciones algunas más sencillas que otras:
1. Potencia y fomenta políticas retributivas orientadas a el resultado, eliminando políticas que fomente el individualismo de los departamentos y el trabajo por silos.
2. Organiza alguna sesión de trabajo para reconocer los procesos que aportan valor y organizar a los equipos según estos procesos. Una vez organizados rompiendo los silos departamentales mídelos por las variables que valorará el cliente ayudará a la cultura del trabajo en equipo, la transparencia y la mejora continua.
3. Fomenta la visión por objetivos dando flexibilidad a los equipos. Una buena herramienta además de esas sesiones de trabajo puede ser usar OKRs (Objective Key Results).- Crea comunidades para que, de forma transparente, se comenten las dificultades y beneficios de las nuevas prácticas ágiles que introduzcas. La cultura ágil se consigue tras viralizar este tipo de experiencias. Hay varias formas de crear comunidades y según su misión pueden ser CoPs (Comunidades de Practicas para compartir), los CoEs (Centros de Excelencia para dar apoyo por parte de expertos de la materia),… según tu necesidad te irá mejor una u otra, pero hazlo viral.
- Fomenta que la organización trocee sus objetivos estratégicos de forma que use plazos de ejecución y evaluación no muy largos. Y que incluyan puntos de evaluación para su propia mejora continua de forma obligatoria. Cuanto más nos cuestionamos como trabajamos mas podemos ir puliendo las cosas que no nos gusten. Si solo miro el GPS cada 2 horas seguro que tengo que rehacer mucho más el camino que si lo miro cada 5 minutos.
- Acompaña a las personas en las nuevas actividades, que puedan expresar sus dudas, dificultades, inquietudes y se reduzca el stress o rechazo que el miedo al cambio a veces provoca. No hay sentimiento mas agradable que tu organización se preocupe por tu bienestar, y, si esta apostando por un cambio y tu eres la clave mejor sentir que te ofrece acompañamiento para ir puliendo las dificultades que se te pueden presentar y que la nueva actividad no resulte traumática ni estresante.
- Crea comunidades para que, de forma transparente, se comenten las dificultades y beneficios de las nuevas prácticas ágiles que introduzcas. La cultura ágil se consigue tras viralizar este tipo de experiencias. Hay varias formas de crear comunidades y según su misión pueden ser CoPs (Comunidades de Practicas para compartir), los CoEs (Centros de Excelencia para dar apoyo por parte de expertos de la materia),… según tu necesidad te irá mejor una u otra, pero hazlo viral.
Conclusión…
Si estas en el departamento de personas o tienes la responsabilidad asociada a los siguientes problemas…
| … la Dirección pide más flexibilidad para que implementemos los cambios que nos pide el mercado y nuestros clientes de forma más rápida, constante y frecuente. | |
| … los profesionales se sienten estancados y con pocas oportunidades para poner en practica sus conocimientos y habilidades que cultivaron antes de incorporarse a la organización. | |
| … hay tanta rotación que los equipos sólo hacen que correr para la entrega pero no tienen tiempo de pensar en su mejora. |
No puedes decir que no sabes cómo ayudar. Revisa este articulo y verás que hay mil y una alternativas que puedes hacer en pocas horas/días y empezar a mejorar esos problemas.
Y si aún así quieres un consejo escríbenos a info@alwaysimproving.es y te ayudamos a hacer realidad esa mejora.
