La idea de este artículo es detallaros los 3 problemas que siempre me he encontrado en cada PI planning distribuido, y que si no los mitigas bien pueden hacer que las sesiones no se aprovechen correctamente y que los equipos sean menos eficientes. Por no hablar de la desorganización y la pérdida de sentimiento de trabajo en equipo.
Siempre son difíciles los primeros PI Plannings, tanto para los equipos, como para los RTEs y SPCs que están impulsando su preparación y ejecución.
Lo ideal es que estas sesiones sean presenciales pues necesitas una comunicación constante cuando tienes entre 50 y 120 personas trabajando al unísono para crear un plan.
Pero no podemos menospreciar los altos costes de esta reunión trimestral, sobretodo en empresas donde los equipos trabajan en diferentes localizaciones. Y tampoco se puede olvidar que hay situaciones como la vivida actualmente con la pandemia que hacen plantearse distribuir estas sesiones en 2 o más localizaciones. Esta concentración en lugares más cercanos ahorra muchos costes de desplazamientos pues en lugar de viajar todos a una localización concreta, se establecerán diferentes “sedes” donde se realizarán las sesiones. Y, el caso más extremo es el que todo el mundo trabaje desde su casa con lo cual habría tantas “sedes” como personas en el PI Planning.
Como parece que el COVID nos esta dando un respiro hoy os comento el caso en que reduzcamos la movilidad a 2 o más sedes para reducir costes. En este tipo de PI Planning distribuido debemos minimizar y gestionar riesgos que sabemos que aparecerán. Y es que se gestionan de manera muy diferente a un PI Planning presencial.
1. La comunicación entre localizaciones de un PI planning debe ser perfecta
Tener un buen canal de comunicación entre las diferentes sedes es clave. No hay nada más frustrante que estar oyendo lo que dicen en otro sitio de forma entrecortada, con el vídeo con mala calidad o con retrasos. Todo ese espíritu de equipo/comunidad que conseguimos en un PI Planning cuando estamos todos juntos, se puede perder muy fácilmente. La información se pierde y les fácil que cada uno empiece a tener sus conversaciones en paralelo o a mirar el correo.
Por lo tanto,
- es obligatorio tener un buen sistema de vídeo (cámara y pantalla/proyector con calidad). Igual que en una reunión el tener conectada la cámara es básico ver que bromas, actividades, presentaciones, audiencia de las sedes crea una cercanía sin igual. Por eso en muchos PI Plannings distribuidos en los que he estado dando soporte he sugerido una pantalla gigante y una cámara que muestra continuamente las salas de las otras sedes, dando la sensación de que todo el mundo está presente.
- y un buen sistema de audio. Sin micrófonos con cancelación de ruido de ambiente, debemos ir poniendo el mute en las salas perdemos nitidez y fluidez. Es un coste que beneficia inmensamente en la calidad de las discusiones. También el tener más de un micro para que todos escuchen las preguntas y aportaciones de todos es mucho más importante de lo que en un principio puede parecer.
2. El estado del Program Backlog, a medida que se trabaja, debe compartirse en tiempo real. Su sincronización debe ser inmediata
Hay muchísimos momentos en los que sincronizar las diferentes sedes es importante. Y muchas piezas de información compartida, pero quizás una de las más críticas es el Program Backlog durante los break outs donde los equipos planifican.
El Program Backlog contiene las “Features” ordenadas según la prioridad establecida y es clave que los equipos las cojan por orden, de una en una, para poder desglosarlas en User Stories y planificarla en sus iteraciones.
Es crucial que dos equipos no cojan la misma Feature del Program Backlog, ya que estaríamos desperdiciando nuestro tiempo intentando trabajarla dos veces desde dos equipos distintos. Marcar que esa Feature se ha cogido para trabajarla es básico.
Recuerdo nuestro primer PI Planning distribuido donde Sandra y yo (como SPCs) estábamos cada uno en una sede llamándonos cada 5 minutos y repasando el backlog entero para estar seguros de que todas las Features estaban correctamente sincronizadas. Y el trabajo y descoordinación que provocaba cuando dos equipos estaban ya trabajando sobre lo mismo. No quiero ni pensar lo que sería hacerlo en 3 o 4 sedes de forma simultánea.
Para ello es importante que los equipos se comuniquen constantemente y que haya un responsable por sede que vaya actualizando los boards. La primera vez lo intentamos mediante Teams, pero no funcionó porque los equipos estaban tan ocupados con sus planificaciones que se olvidaban de comentar las cosas en el chat grupal. Y es que están enfocados en planificar no en ningún tipo de acción que puede parecer hasta burocracia.
Este fue uno de los principales motivos para utilizar una herramienta online especializada en gestionar reuniones de PI Planning. Concretamente de la empresa Rentouch (www.piplanning.io) que comentaré con más detalle en el siguiente artículo.
3. Aunque no estés en el mismo lugar necesitas localizar con rapidez a las personas de cada sede de tu PI Planning
Cuando todos estamos en una única ubicación, localizar al Product Manager, al RTE o a un miembro de otro equipo es fácil. Te levantas, le buscas en la sala y hablas resolviendo tus dudas casi al momento. Sin embargo, cuando estamos hablando de un PI Planning distribuido, la cosa se complica bastante, ya que primero tienes que localizarle.
Llamar por Teams, funciona bien como herramienta de comunicación cuando estamos delante de nuestro PC todo el rato o atentos al móvil. Pero cuando estamos metidos en la vorágine de un PI Planning, la cosa cambia. Los equipos están focalizados hablando con unos, con otros, y no siempre atentos a nuestro PC, portátil o móvil.
Para nosotros, fue primordial definir una figura en cada sede que fuera el encargado de “localizar” gente en su sede. Esa persona estaría siempre disponible y localizable para que quien sea que necesite a alguien, pueda contactar con él/ella, transmitir la necesidad y esa persona se encargará de buscar a la persona indicada y pedirle que se ponga en contacto con el otro equipo en la otra localización.
Los breakouts de un PI Planning (períodos en los que los equipos están planificando) son tan intensos y estresantes, que no podemos perder ni un minuto por no localizar a alguien. Cualquier avance en este sentido supone un gran paso adelante.
Estos no son los únicos problemas a solventar durante un PI Planning distribuido en 2 o más ubicaciones, evidentemente, pero sí son los errores que considero más comunes y relevantes a tener en cuenta para mantener la agilidad y eficiencia de la sesión de planificación. Tener bien resuelta esta parte, facilita en gran medida la ejecución y éxito de nuestra sesión de planificación trimestral.
Para más información sobre este tema, no dudes en contactar con nosotros en:
Email: info@alwaysimproving.es
