Partiendo de que necesitamos todas las reuniones que hacemos (cosa que daría para otro blog) ¿Son nuestras reuniones eficientes? Te proponemos 11 puntos para mejorarlas y ganar algo de tiempo (para tí o para más reuniones…).
Desde siempre, uno de los mayores problemas de las organizaciones es el elevado número de reuniones en que todos nos vemos inmersos. Salir de una sala para ir corriendo hasta otra sala dos plantas más arriba, es algo que todos, de una forma u otra, hemos sufrido en nuestras propias carnes.
La pandemia, nos ha hecho acostumbrarnos a marchas forzadas, al uso de videollamadas o videoconferencias y un gran número de nuestras actuales reuniones se realizan total o parcialmente en remoto. Eso nos ha evitado tener que desplazarnos corriendo de un sitio a otro ya que ahora es tan fácil como salir de una reunión y conectarnos a la siguiente.
Sin embargo, también ha traído como consecuencia que ahora nos tengamos que reunir mucho más que antes. Hay perfiles en la organización que pasan casi todo su tiempo de reunión en reunión (o de llamada en llamada). ¿El motivo?, antes teníamos a la gente al lado, te girabas y le preguntabas y ahora te ves «obligado» a llamarle y para ello, concretar una cita para no ser intrusivo haciendo la llamada directamente. Además, cuando agendas una llamada con alguien, qué menos que reservar 15 minutos, así que lo que acaba pasando es que esos 15 minutos se acaban llenando (y no siempre de temas productivos).
Así que lo que por un lado ha sido positivo y nos permite ahorrar esfuerzos, por otro lado nos obliga a estar en comunicación constante y, lo peor, a tener que llenar nuestras agendas de reuniones todo el día.
¿Qué podemos hacer para que tener reuniones eficientes?
Reuniones eficientes: 11 Consejos a tener en cuenta
Estos 11 consejos se obtienen aplicando los principios de Lean que ayudan a mejorar la eficiencia:
- Maximizar la entrega de valor (eliminando todo aquello que hacemos que no aporta valor).
- Respeto por las personas.
Las reuniones eficientes siempre llevan una agenda y un objetivo
Nos reunimos para algo. Con un objetivo claro. Es importante que todo el mundo vaya preparado a la reunión. Para ello, necesitamos conocer el contenido de la misma, los temas que se van a discutir y los objetivos a cumplir.
Una reunión que llevemos preparada y que conozcamos perfectamente lo que hay que hacer, será una reunión mucho más efectiva (conseguiremos el objetivo) y eficiente (mantendremos el foco).
Además, nuestras discusiones sobre cualquier tema estarán meditadas y no serán fruto de lo primero que se nos pasa por la cabeza en ese momento.
No convoques a una reunión a quien no consideras necesario
Tenemos la tendencia de invitar a nuestras reuniones a mucha más gente de la que realmente es necesaria. Dependiendo de si la reunión es informativa o si es una sesión de trabajo/toma de decisiones, invitaremos a unas personas u otras. Lo importante es invitar únicamente a las personas que sean estrictamente necesarias para conseguir el objetivo de la sesión.
Reducir el número de personas al mínimo necesario, va a reducir el número de discusiones. Además va a ayudar a poner foco en los temas a tratar ya que los que están ahí son los expertos en ese área.
Si en la reunión se va a hablar de temas muy distintos y que implican a diferentes tipos de persona, divídela en partes (de manera que puedas liberar a parte de los presentes a partir de cierto momento). Plantéate dos reuniones más cortas. No nos pagan por número de reuniones que hacemos así que si en lugar de una reunión de una hora con 20 personas hacemos 2 de media hora con 10 personas cada una, seremos mucho más eficientes.
No aceptes reuniones en las que piensas que no eres necesario
De la misma forma, si nosotros recibimos una invitación a una reunión en la que, tras leer la agenda y objetivos, consideramos que no somos necesarios o que otra persona podría aportar más que nosotros, hablemos con el organizador para que entienda nuestros motivos y convoque a esa otra persona o nos saque de la reunión.
Lo que no debemos hacer es rechazar una reunión a la que nos han invitado sin dar ningún tipo de explicación ya que puede ser que no hayamos entendido el motivo de que estemos invitados y luego la reunión no sea productiva porque no estamos.
Si no puedes ir a una reunión y envías a alguien en tu lugar, empodérale para que pueda tomar decisiones
Muchas veces, al no poder asistir a una reunión, enviamos a alguien en nuestro lugar. Sin embargo esa persona va para luego poder conocer de primera mano las discusiones que se han realizado en la reunión, pero no tiene capacidad de decisión, lo que obliga a volver a realizar una reunión posterior para la toma de decisiones.
Podemos delegar en otros la participación en las reuniones, pero quien vaya en nuestro lugar tiene que poder tomar decisiones de la misma forma que si nosotros estuviésemos allí. Eso hará que el objetivo de la reunión se pueda cumplir, y que no haya que hacer perder el tiempo al resto de personas simplemente porque yo no pude asistir, y no soy capaz de delegar la responsabilidad de tomar decisiones en otro.
Si alguien no puede venir al inicio de la reunión, reorganiza los temas
Puede pasar que por motivos de agenda, una persona no pueda venir al inicio de una reunión y se incorpore un poco más tarde.
Si es nuestro caso, debemos informar al organizador de la reunión de que llegaremos un poco más tarde y solicitarle que reorganice los temas a tratar para que podamos estar presente en el momento en que se discuta ese tema.
De esa manera, no desperdiciaremos tiempo de los demás y la reunión será más productiva.
En el caso de que no sea posible cambiar el orden de los temas porque otras personas no puedan en otro momento, hay que decidir si esa persona es imprescindible para la toma de decisión, en cuyo caso habrá que buscar un momento posterior para otra reunión y poder tratar el tema en cuestión.
En las reuniones eficientes no se espera por nadie
Lejos deberían ya quedar aquellos tiempos en que las reuniones no empezaban hasta que el jefe no estaba en la sala, y aquella gente que siempre llega 10 minutos tarde a las reuniones de forma reiterada.
Debemos considerar como una falta de respeto el llegar tarde (por norma) a las reuniones ya que el tiempo de todos es valioso.
Una reunión de 12 personas que empieza 10 minutos tarde (sólo 10 minutos) son 120 minutos de trabajo perdido para la organización. Si consideramos un salario medio de 60k€ al año (que en ciertos niveles es mucho más) esas 2 horas de trabajo han supuesto a la organización 62€ en una reunión. Multiplicamos por 4 reuniones al día (que son pocas a día de hoy) y estamos hablando de 60k€ aproximadamente de coste anual sólo por ese motivo.
Así que ser puntual en las reuniones, ahorra mucho dinero a las organizaciones (o no serlo implica muchas pérdidas a las organizaciones).
Hay que controlar los tiempos y la agenda de la reunión
Sabemos que tenemos que ser flexibles durante una reunión. Que un tema se alargue 5 minutos puede no ser un problema, pero está claro que eso resta tiempo a la discusión de otros temas de la agenda.
Tenemos que ser lo suficientemente hábiles (como organizadores o participantes) para anticiparnos a que un tema se alargue y cortar discusiones o reconducir la reunión para que el tema termine a tiempo. Si nos damos cuenta de que el tema se alarga cuando ya nos hemos comido el tiempo que habíamos previsto para ese tema, será difícil reconducirlo.
Es importante que en la agenda, incluyamos también el tiempo estimado de dedicación a cada punto. De esa manera podemos hacer mención a ese tiempo al intentar reconducirla y mantener el foco.
Todos tienen que hablar en una reunión
Es bastante evidente esta afirmación. Si no aporto a la reunión ¿a qué he ido?. ¿A enterarme de lo qué dicen?. Para eso puedo leerme el resumen de la reunión posteriormente.
Ya hemos dicho antes, invitaremos a una reunión únicamente a la gente que puede aportar en la discusión o que puede ayudar en la toma de decisión.
Así que, si eres de los que suele estar callado en las reuniones y dejas que los demás decidan, ahórrate ese tiempo y dedícate a hacer algo más productivo. Y si detectas esta situación de forma reiterada en alguna persona, plantéate el hablar con ella para conocer el motivo y que se auto-excluya en las siguientes reuniones, dejando paso a alguien que sí que pueda colaborar en la toma de decisiones.
Si es una reunión meramente informativa, grábala
Cuando la reunión sea meramente informativa, aprovecha para grabarla. Es la mejor forma de distribuir el mensaje que querías dar entre todos aquellos que puedan estar interesados sin que se distorsione el mensaje. Además podrán verla en el momento que les vaya mejor.
Genera un mini-resumen del resultado de la reunión
Documentar el resultado de la reunión es importante.
Cuando la reunión tenga un componente de discusión, al final es importante que haya un mini-resumen de la reunión con las conclusiones. Asegúrate de que sea mini. No hace falta que sea un acta «a la antigua usanza» donde se explican todas las discusiones que ha habido. Enumerar lo tenido en cuenta puede ser suficiente si necesitas explicar a otras personas que no hayan venido a la reunión. Sabrán qué tuvieron en cuenta los que decidieron para llegar al resultado.
Normalmente este tipo de reuniones no se suele grabar ya que tampoco suele ser necesario visualizar todas las discusiones.
Comprométete con las reuniones
Como ya hemos dicho, las reuniones son uno de los puntos de ineficiencia más importantes que tenemos en las organizaciones actuales.
Si te convocan a una reunión, acéptala o recházala, pero sé consecuente con la elección.
Si decides rechazarla, habla con el organizador para que entienda los motivos por los que has decidido no ir. De esa manera sabrá en un futuro qué tipo de reuniones tiene que invitarte y a cuales no. Propón alternativas de otras personas válidas que pueden ir en tu lugar y empodéralas para que puedan tomar decisiones.
Y si decides aceptarla, prepáratela con antelación, acude a la reunión puntualmente, participa, ayuda a controlar los tiempos en la reunión y aporta para que se cumplan los objetivos de la misma.
Si te convocan a otra reunión que te interesa más que la que ya habías aceptado, gestiona el cambio (en un lado o en el otro) pero si realmente hay conflicto, tu compromiso previo tiene que respetarse. Pongas como excusa que te han invitado a otra reunión más importante no es la solución.
Y si quieres saber más sobre reuniones eficientes o quieres que ayudemos a tu organización a conseguirlo, escríbenos a info@alwaysimproving.es y te ayudaremos a hacer realidad esa mejora.
